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會議場地舞臺燈光和音響需要注意的問題


    會議活動舉辦場地的勞工狀況對你的會議活動的各個方面都會產生影響。它對成本的影響有多大?你是否需要遵守一些相應的規章制度?
一定要與工會的領導開會商討,以免漏算應有的費用。在提交預算或整體方案之前,計算所有的人力成本。如果你只按照每小時的費率計算人力成本,卻沒有考慮到最低收費,加班費和伙食費,那么,實際的成本與你預算的成本可能有天壤之別。 
將你的會議活動計劃告知工會的領導,讓他們根據你的計劃提交一份書面的預算,包括雇傭的人數,時間以及相應的所有費用。確保你所聘用的視聽制作公司里有一位與工會打交道的技術指導,你必須能夠監督整個工作安排,遵守休息時間規定,并負責調度人員,讓所有人都能按時到崗和離崗(如果工作人員薪酬標準式四小時起付的話,更要如此)。否則,你可能要付加班費。要留出相當于預算的10%的預備金。對于沒有工會的場地單位,要跟管理人員深入討論你的計劃,并讓他們出具書面材料,列出所有可能產生的額外費用。 會議活動舉辦場地的天花板高度是多少? 
    在布置舞臺,燈光,視聽設備時,天花板高度有著至關重要的影響。對于背屏投影,推薦的最低高度為22英尺。你要組織提供舞臺,燈光和視聽服務的公司與你共同進行一次實地考察,并根據你的所有要求協商確定最佳的場地布局。
     視線是否足夠好? 
    從所有的角度檢查房間,有沒有柱子,吊燈之類的東西阻擋視線?是否每一位客人都能夠看清楚舞臺或大屏幕?吊燈能否提高或拆掉,需要多少費用?吊燈有時可以拆卸,但要考慮人力成本:需要多少人參與?時間多久?需要多少費用? 你只需要一個舞臺還是需要幾個? 
你要了解共需搭建多少舞臺以及它們的位置。因為它們不僅會占據很多的空間,而且還影響你所能擺設的餐桌的總數和能夠接待的客人數量。 
    舞臺需要多大?多寬? 
    舞臺上將要舉行什么會議活動?舞臺要承載多少人?樂手要安排在主舞臺上還是安排在臺下的一側?根據客人按桌就坐或按劇院式就坐的不同情況,確定舞臺多高最合適?是否可能將一部分座位墊高?你可以將房間的一部分重新設計一番并鋪上地毯,把大廳變成夜總會或餐廳的樣式。你并不一定要讓所有的桌位都處于同樣的高度,但不要忘了墊高座位的費用不菲,這種費用取決于房間的布局,以及需要處理的障礙物,比如柱子。費用也取決于參與工程的人數,從將這種費用分攤到每位客人頭上來看,將座位電告對于人數眾多的會議活動來說比較合算,而對于小規模的會議活動則不很經濟。 
    會場是否有固定舞臺? 
    如果有的話,索取一份包括后臺在內的舞臺平面圖,檢查是否有現成的化妝間,是否有裝卸搬運各種設備的空間,過道的寬度是多少,該舞臺是否能夠滿足你所有的要求。
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